Το reporting στην εστίαση δεν χρειάζεται να είναι πολύπλοκο για να είναι χρήσιμο. Αυτό που χρειάζεται είναι να δείχνει καθαρά τα βασικά νούμερα που επηρεάζουν την καθημερινή λειτουργία, το κόστος και την κερδοφορία της επιχείρησης.
Πολλές επιχειρήσεις βλέπουν κυρίως τον τζίρο. Ο τζίρος όμως, από μόνος του, δεν αρκεί. Για να πάρει ο επιχειρηματίας σωστές αποφάσεις, χρειάζεται να γνωρίζει τι μένει μετά το κόστος, ποιες κατηγορίες αποδίδουν, πού υπάρχουν αποκλίσεις και ποια σημεία χρειάζονται προσοχή.
Ένα πραγματικό παράδειγμα
Σε μία επιχείρηση εστίασης που συνεργαστήκαμε, η διοίκηση παρακολουθούσε κυρίως τον μηνιαίο τζίρο και θεωρούσε ότι η πορεία της επιχείρησης ήταν ικανοποιητική. Όταν όμως οργανώσαμε βασικό reporting, διαπιστώθηκε ότι ενώ οι πωλήσεις παρέμεναν σταθερές, το food cost είχε αυξηθεί σημαντικά σε σχέση με τους προηγούμενους μήνες.
Η ανάλυση έδειξε ότι οι αυξήσεις τιμών προμηθευτών δεν είχαν περάσει στην κοστολόγηση και στις τιμές πώλησης, με αποτέλεσμα η κερδοφορία να μειώνεται χωρίς να είναι εμφανές από τον τζίρο.
Η έγκαιρη αναγνώριση του προβλήματος επέτρεψε στην επιχείρηση να προχωρήσει σε διορθωτικές κινήσεις και να επαναφέρει τα περιθώρια κέρδους σε υγιή επίπεδα.
Τζίρος και καθαρή εικόνα πωλήσεων
Το πρώτο νούμερο που πρέπει να παρακολουθείται είναι ο μηνιαίος τζίρος. Όχι μόνο συνολικά, αλλά και ανά κατηγορία, όπως φαγητό, ποτό, καφές, delivery ή events, ανάλογα με το μοντέλο της επιχείρησης.
Αυτή η ανάλυση βοηθά να φανεί από πού έρχονται τα έσοδα και ποιες κατηγορίες στηρίζουν πραγματικά την επιχείρηση.
Παράλληλα, είναι σημαντικό ο τζίρος κάθε κατηγορίας να εξετάζεται σε συνδυασμό με τα αντίστοιχα κόστη που τον συνοδεύουν. Ένα κανάλι εσόδων μπορεί να παρουσιάζει υψηλές πωλήσεις, αλλά να επιβαρύνεται με αυξημένα κόστη, όπως προμήθειες πλατφορμών, επιπλέον προσωπικό, συσκευασίες ή λειτουργικά έξοδα. Αν η επιχείρηση παρακολουθεί μόνο τον τζίρο χωρίς να συνδέει τα έσοδα με τα σχετικά κόστη, μπορεί να καταλήξει σε λανθασμένα συμπεράσματα για το ποια δραστηριότητα είναι πραγματικά κερδοφόρα.
Food cost και beverage cost
Το κόστος πρώτων υλών είναι από τους πιο κρίσιμους δείκτες. Το food cost και το beverage cost δείχνουν αν οι πωλήσεις παράγουν σωστό περιθώριο ή αν μέρος της κερδοφορίας χάνεται μέσα από αυξημένο κόστος, απώλειες ή λανθασμένη κοστολόγηση.
Αν τα ποσοστά αυτά αυξάνονται χωρίς να υπάρχει ξεκάθαρη εξήγηση, χρειάζεται έλεγχος σε συνταγές, τιμές προμηθευτών, αποθήκη και μερίδες.
Μισθοδοσία και λειτουργικά έξοδα
Η μισθοδοσία είναι σημαντικό μέρος του κόστους σε κάθε επιχείρηση εστίασης. Δεν αρκεί να γνωρίζει κανείς το συνολικό ποσό. Χρειάζεται να εξετάζει αν το κόστος προσωπικού είναι λογικό σε σχέση με τον τζίρο, τις ώρες λειτουργίας και την πραγματική παραγωγικότητα.
Το ίδιο ισχύει και για τα βασικά λειτουργικά έξοδα, όπως ενέργεια, ενοίκιο, συντηρήσεις και πάγια κόστη.
Μέση απόδειξη και περιθώριο
Η μέση απόδειξη δείχνει πόσο αποδίδει εμπορικά κάθε επίσκεψη πελάτη. Σε συνδυασμό με το περιθώριο κέρδους, βοηθά την επιχείρηση να δει αν χρειάζεται καλύτερη τιμολογιακή πολιτική, ανανέωση καταλόγου ή εκπαίδευση της ομάδας στις πωλήσεις.
Συμπέρασμα
Το σωστό reporting δεν είναι απλή καταγραφή αριθμών. Είναι εργαλείο διοίκησης. Όταν ο επιχειρηματίας βλέπει κάθε μήνα τα σωστά νούμερα, μπορεί να εντοπίζει προβλήματα πιο γρήγορα και να παίρνει αποφάσεις με πραγματικά δεδομένα.
Η HORECA Plus βοηθά επιχειρήσεις εστίασης και hospitality να οργανώσουν πρακτικό reporting και Business Control, ώστε τα οικονομικά και λειτουργικά δεδομένα να γίνονται βάση για πιο καθαρές αποφάσεις.
